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Sevdesk WooCommerce PRO

Funktionsübersicht (Video)

Einführung

sevDesk WooCommerce verbindet Ihren WooCommerce-Shop mit sevDesk über die offizielle sevDesk REST API. Es entstehen echte sevDesk-Rechnungen (Rechnung) – keine Behelfs-PDFs im Shop. Die Verbindung läuft direkt von Ihrem Server zur sevDesk-API (https://my.sevdesk.de/api/v1/), ohne fremde Proxy-Dienste für API-Token und Belegdaten. Es gibt kein Rechnungskontingent in Free oder PRO.

Die Integration gibt es in zwei Versionen:

Version Free (kostenlos)

  • Manuelle sevDesk-Rechnung pro Bestellung aus der Bestellbearbeitung
  • Kontaktsynchronisation (Firma oder Person) inkl. USt-IdNr.
  • USt-IdNr.-Feld im Checkout (klassisch und WooCommerce Blocks)
  • Steuer-Mapping: Netto / Brutto / steuerfrei, Kleinunternehmer (§19 UStG), Drittland
  • Rechnungen als Entwurf oder finalisiert
  • PDF-Download in Admin und unter Mein Konto
  • Deeplink zum Öffnen der Rechnung in sevDesk
  • Verbindungstest und detaillierte Logs (API-Token werden maskiert)
  • HPOS-kompatibel

Version PRO

Erweitert die Free-Version um:

  • Kopf- und Fußtext auf der Rechnung mit Bestellvariablen
  • Zahlungskonto in sevDesk und automatisches „Als bezahlt markieren“
  • EU-B2B: Innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge)
  • EU OSS (B2C) für Waren und elektronische Dienstleistungen
  • E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)
  • Automatische Rechnungserstellung bei ausgewählten Bestellstatus
  • Gutschriften (Gutschrift) – manuell nach WooCommerce-Erstattung und automatisch bei Refunds
  • Automatischer E-Mail-Versand von Rechnungs- und Gutschrift-PDFs
  • Massenaktionen und PDF-ZIP-Download
  • Lizenzverwaltung und automatische Updates
  • Prioritäts-Support

Hinweis: PRO erfordert die installierte und aktivierte kostenlose Plugin-Version. Produktseite PRO: sevDesk WooCommerce PRO. Kostenloser Download: sevDesk WooCommerce.

1. API-Zugang in sevDesk aktivieren

Wichtig: Sie benötigen ein aktives sevDesk-Konto mit API-Zugang (in der Regel Tarif Buchhaltung Pro). Details: sevDesk-Hilfe zur API.

API-Token finden

  1. Melden Sie sich in my.sevdesk.de an
  2. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung: my.sevdesk.de/admin/userManagement
  3. Öffnen Sie den gewünschten Benutzer und kopieren Sie das Feld API-Token

Hinweis: Bewahren Sie den API-Token sicher auf und geben Sie ihn nicht an Dritte weiter.

2. Installation

Version Free

  1. Laden Sie die Free-Version herunter: Free-Version bei WordPress.org
  2. Installieren Sie das Plugin unter Plugins → Installieren (Suche nach „sevDesk“) oder direkt über die WordPress.org-Seite
  3. Aktivieren Sie das Plugin
  4. Öffnen Sie WooCommerce → sevDesk

Version PRO

  1. Stellen Sie sicher, dass die Free-Version installiert und aktiv ist
  2. Kaufen und laden Sie PRO unter devikit.de/produkt/sevdesk-woocommerce-pro
  3. Installieren und aktivieren Sie das PRO-Plugin
  4. Aktivieren Sie Ihre Lizenz unter WooCommerce → sevDesk → Lizenz

3. Verbindung konfigurieren

Pfad: WooCommerce → sevDesk → sevDesk-Verbindung

  1. Fügen Sie Ihren sevDesk API-Token ein
  2. Klicken Sie auf Verbindung testen
  3. Bei Erfolg speichern Sie die Einstellungen

4. Wichtige Voraussetzungen und Hinweise

Währung

Die Bestellwährung wird an sevDesk übergeben (ISO-4217, z. B. EUR, PLN, USD, CHF). Die Währung muss von Ihrer sevDesk-Organisation unterstützt werden.

HPOS

Das Plugin ist vollständig kompatibel mit WooCommerce High-Performance Order Storage (Custom Order Tables).

WooCommerce Blocks

Das USt-IdNr.-Feld funktioniert mit klassischem Checkout und Blocks-Checkout. Die Option „Ich möchte eine Rechnung“ (Feld erst nach Checkbox) gilt nur für den klassischen Checkout – in Blocks ist das Feld bei nicht ausgeblendeter Anzeige immer sichtbar.

Als bezahlt markieren [NUR PRO]

Sobald unter Belege ein Zahlungskonto gewählt ist und die Bestellung den Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen hat, wird die Rechnung in sevDesk als bezahlt gebucht. Entwürfe werden vor der Buchung bei Bedarf finalisiert. Voraussetzung: gültige PRO-Lizenz und passende Rechnungs-/Bestellsumme.

5. Checkout: USt-IdNr.

Pfad: WooCommerce → sevDesk → Kasse

Anzeigemodus

  • Immer anzeigen – USt-IdNr.-Feld ist dauerhaft sichtbar
  • Checkbox „Ich möchte eine Rechnung“ – Feld erscheint erst nach Aktivierung (nur klassischer Checkout)
  • Ausgeblendet – kein Feld im Checkout

Weitere Optionen

  • Checkbox-Beschriftung – frei wählbar (Standard: „Ich möchte eine Rechnung“)
  • Pflichtfeld – USt-IdNr. als erforderlich markieren
  • Formatprüfung – Ländercode (2 Buchstaben) + 2–13 alphanumerische Zeichen (z. B. DE123456789)

Bei Firmenkontakten wird die USt-IdNr. an den sevDesk-Kontakt übergeben. Erkennt das Plugin ein externes USt-/VAT-Plugin (z. B. Germanized, EU VAT Number), wird kein zweites Feld erzeugt – vorhandene Werte werden wiederverwendet.

6. Belege und Steuern

Pfad: WooCommerce → sevDesk → Belege

Finalisierungsmodus

  • Entwurf – Beleg bleibt in sevDesk bearbeitbar
  • Finalisiert – Beleg wird nach Erstellung in sevDesk als gesendet / final markiert

Steuermodus

  • Automatisch – folgt der WooCommerce-Steueranzeige (Netto/Brutto)
  • Netto / Brutto / Steuerfrei (vatfree)

Kleinunternehmer

Option „Shop als Kleinunternehmer behandeln (§19 UStG)“ legt die Rechnung in sevDesk mit dem Hinweis „Steuer nicht erhoben nach §19 UStG“ an.

Drittland

Bei Rechnungsadresse außerhalb der EU wird die Lieferung in sevDesk als „nicht im Inland steuerbare Leistung“ behandelt.

Inland DE nutzt übliche Sätze 0 %, 7 %, 19 %. Zielsteuersätze bei OSS (PRO) müssen in WooCommerce korrekt hinterlegt sein.

7. Kopf-/Fußtext und Zahlungskonto [NUR PRO]

In Free sind diese Felder als ausgegraute Teaser sichtbar. Mit aktiver PRO-Lizenz aktivieren Sie unter Belege:

  • Kopftext und Fußtext – Freitexte oberhalb bzw. unterhalb der Positionen, inkl. Bestellvariablen
  • Zahlungskonto – Konto in sevDesk, über das bezahlte Rechnungen gebucht werden („Als bezahlt markieren“)
  • E-Rechnung – optional als XRechnung / ZUGFeRD erzeugen

Verfügbare Variablen u. a.: {order_id}, {order_number}, {order_date}, {order_date_raw}, {customer_name}, {customer_email}, {billing_company}, {billing_vat_id}, {order_total}, {order_total_formatted}, {payment_method}, {shipping_method} und weitere Adressfelder.

8. EU-B2B: Innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge) [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → sevDesk → Belege (PRO)

Aktiviert die Behandlung als innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge), wenn:

  • der Käufer eine Firmenadresse mit USt-IdNr. hat,
  • das Land ein EU-Land außer DE ist,
  • die Option Reverse Charge in den Einstellungen aktiv ist.

Stellen Sie sicher, dass Ihre sevDesk-Organisation selbst eine gültige USt-IdNr. hinterlegt hat – sonst kann sevDesk Reverse Charge ablehnen.

9. EU OSS (B2C) [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → sevDesk → Belege (PRO)

Für EU-B2C-Bestellungen außerhalb Deutschlands (keine Firma / keine USt-IdNr.):

  • Waren – OSS-Warenlieferung
  • Elektronische Dienstleistungen – OSS für digitale Leistungen

Die Zielsteuersätze des Käuferlandes werden aus WooCommerce übernommen (ohne Zwangs-Mapping auf 0/7/19).

10. Automatisierung [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → sevDesk → Automatisierung

Automatische Rechnungen

  • Automatisierung aktivieren
  • Bestellstatus wählen (Standardvorschläge: In Bearbeitung, Abgeschlossen)

Automatische Gutschriften

Optional: automatisch eine sevDesk-Gutschrift anlegen, wenn in WooCommerce eine Erstattung erstellt wird. Voraussetzung: bestehende sevDesk-Rechnung zur Bestellung.

E-Mail-PDF

  • Rechnungs-PDF senden – automatisch nach Rechnungserstellung
  • Gutschrift-PDF senden – automatisch nach Gutschrifterstellung

Eigene WooCommerce-E-Mail-Vorlagen mit PDF-Anhang. Manuell zusätzlich über die Bestell-Metabox („Rechnung per E-Mail senden“ / „Gutschrift per E-Mail senden“).

11. Gutschriften [NUR PRO]

Wann ist eine Gutschrift möglich?

  • Es muss bereits eine sevDesk-Rechnung zur Bestellung existieren
  • Für manuelle Gutschriften muss zuvor eine WooCommerce-Erstattung (Refund) angelegt sein – Beträge kommen aus dem Refund
  • Vollständige Erstattungen erzeugen eine Gutschrift auf Basis der gesamten Rechnung
  • Teilweise Erstattungen erzeugen eine Gutschrift mit den Positionen aus der WooCommerce-Erstattung

Manuell und automatisch

  • Manuell – Schaltfläche in der sevDesk-Metabox der Bestellung
  • Automatisch – bei vollständigen oder teilweisen Erstattungen (wenn in der Automatisierung aktiviert)
  • PDF-Download der Gutschrift in Admin und unter Mein Konto

12. Massenaktionen [NUR PRO]

Auf der Bestellübersicht (klassisch und HPOS) stehen bei aktiver Lizenz Bulk-Aktionen bereit:

  • sevDesk-Rechnungen erstellen
  • sevDesk-Gutschriften erstellen
  • sevDesk-PDFs herunterladen (ZIP)

Während der Verarbeitung erscheint ein Fortschrittsbalken mit Ergebnisübersicht (Erfolge/Fehler).

13. Bestellverwaltung (Admin)

In der Bestellbearbeitung finden Sie die Metabox sevDesk.

Funktionen in Free

  • Rechnung erstellen
  • PDF herunterladen
  • In sevDesk öffnen (Deeplink)

Zusätzlich in PRO

  • Rechnung per E-Mail senden
  • Gutschrift erstellen / PDF / Deeplink / E-Mail
  • Hinweis bei Summenabweichung zwischen Bestellung und sevDesk-Rechnung
  • Letzter Fehler + erneuter Versuch der Rechnungserstellung

Spalte in der Bestellliste

Die Liste der Bestellungen enthält eine sevDesk-Spalte mit Dokumentstatus und Schnellzugriff auf PDFs.

14. PDF-Download für Kunden

Sobald eine sevDesk-Rechnung zur Bestellung existiert, können Kunden das PDF unter Mein Konto → Bestellungen → Bestellung anzeigen herunterladen („Rechnung herunterladen“). Mit PRO und vorhandener Gutschrift zusätzlich „Gutschrift herunterladen“.

15. Erweiterte Einstellungen und Diagnose

Pfad: WooCommerce → sevDesk → Erweitert

  • Debug-Protokollierung – detaillierte Logs unter WooCommerce → Status → Logs → devikit_sevdesk_debug (Secrets werden maskiert)
  • Deinstallation – optional Einstellungen und Bestellmetadaten behalten

16. Lizenz [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → sevDesk → Lizenz

Aktivierung

  1. Lizenzschlüssel aus der Kaufbestätigung eintragen
  2. Auf Aktivieren klicken
  3. Status sollte auf aktiv wechseln

Ohne gültige Lizenz bleiben Automatisierung, Gutschriften, Massenaktionen, Kopf-/Fußtext, Reverse Charge, OSS, E-Rechnung, „Als bezahlt markieren“ und PDF-E-Mails gesperrt.

Deaktivierung und Updates

Über Deaktivieren können Sie die Lizenz auf eine andere Domain umziehen. Eine aktive Lizenz ermöglicht automatische PRO-Updates im WordPress-Admin.

17. Support

PRO-Nutzer

Bei Fragen zur Konfiguration oder bei Problemen melden Sie sich bitte direkt:

Free-Nutzer

Support für die kostenlose Version erfolgt über das offizielle WordPress.org-Forum:

wordpress.org/support/plugin/invoicing-integration-for-sevdesk-and-woocommerce

18. Weiterführende Links