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Easybill WooCommerce – Dokumentation

Funktionsübersicht (Video)

Einführung

Easybill WooCommerce verbindet Ihren WooCommerce-Shop mit Easybill. Es entstehen echte Rechnungen in Ihrem Easybill-Konto – keine Behelfs-PDFs im Shop. Die Verbindung läuft direkt von Ihrem Shop zu Easybill, ohne Umweg über fremde Dienste. Technische Details zur Schnittstelle finden Sie bei Bedarf auf der Easybill-API-Seite. In Free und PRO gibt es kein Rechnungskontingent.

Die Integration gibt es in zwei Versionen:

Version Free (kostenlos)

  • Manuelle Easybill-Rechnung pro Bestellung aus der Bestellbearbeitung
  • Kundendaten inkl. USt-IdNr. werden an Easybill übergeben
  • USt-IdNr.-Feld im Checkout (klassisch und Blocks-Checkout)
  • Steuern: Netto / Brutto / steuerfrei, Kleinunternehmer (§19 UStG), Drittland
  • Rechnungen als Entwurf oder fertiggestellt
  • PDF-Download im Admin und unter Mein Konto
  • Verbindungstest und Protokolle (API-Keys werden geschützt)
  • Kompatibel mit der modernen WooCommerce-Bestellverwaltung (HPOS)

Version PRO

Erweitert die Free-Version um:

  • Einleitungstext und Abschlusstext auf der Rechnung mit Bestellvariablen
  • Automatisches „Als bezahlt markieren“ (abschaltbar, standardmäßig an)
  • EU-B2B: Innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge)
  • EU OSS (B2C) für Waren und elektronische Dienstleistungen
  • E-Rechnung (ZUGFeRD)
  • Automatische Rechnungserstellung bei ausgewählten Bestellstatus
  • Gutschriften – manuell nach WooCommerce-Erstattung und automatisch bei Erstattungen
  • Automatischer E-Mail-Versand von Rechnungs- und Gutschrift-PDFs
  • Massenaktionen und PDF-ZIP-Download
  • Lizenzverwaltung und automatische Updates
  • Prioritäts-Support

Hinweis: PRO erfordert die installierte und aktivierte kostenlose Plugin-Version. Produktseite PRO: Easybill WooCommerce PRO. Kostenloser Download (vorläufig als ZIP): Easybill WooCommerce Free herunterladen.

1. API-Zugang in Easybill aktivieren

Wichtig: Sie benötigen ein aktives Easybill-Konto und einen API-Key. Anleitung von Easybill: API-Key finden und erstellen. Easybill empfiehlt, den API-Key mindestens einmal jährlich zu erneuern.

API-Key finden

  1. Melden Sie sich in Ihrem Easybill-Konto an
  2. Öffnen Sie Ihr Benutzermenü → Profil & Einstellungen
  3. Wechseln Sie zu API-Key, erstellen oder kopieren Sie den Schlüssel und speichern Sie die Änderung

Hinweis: Bewahren Sie den API-Key sicher auf und geben Sie ihn nicht an Dritte weiter. Wie viele Anfragen pro Minute möglich sind, hängt von Ihrem Easybill-Tarif ab. Bei vorübergehenden Limits wiederholt das Plugin die Aktion automatisch später.

2. Installation

Version Free

  1. Laden Sie die Free-Version herunter: Free-Version als ZIP herunterladen
  2. Installieren Sie das Plugin unter Plugins → Installieren → Plugin hochladen und wählen Sie die heruntergeladene ZIP-Datei
  3. Aktivieren Sie das Plugin
  4. Öffnen Sie WooCommerce → Easybill

Version PRO

  1. Stellen Sie sicher, dass die Free-Version installiert und aktiv ist
  2. Kaufen und laden Sie PRO unter devikit.de/produkt/easybill-woocommerce-pro
  3. Installieren und aktivieren Sie das PRO-Plugin
  4. Aktivieren Sie Ihre Lizenz unter WooCommerce → Easybill → Lizenz

3. Verbindung konfigurieren

Pfad: WooCommerce → Easybill → Easybill-Verbindung

  1. Fügen Sie Ihren Easybill-API-Key ein
  2. Klicken Sie auf Verbindung testen
  3. Bei Erfolg speichern Sie die Einstellungen

4. Wichtige Voraussetzungen und Hinweise

Währung

Die Währung der Bestellung wird an Easybill übergeben (z. B. EUR, PLN, USD, CHF). Die Währung muss in Ihrem Easybill-Konto verfügbar sein.

Moderne Bestellverwaltung (HPOS)

Das Plugin funktioniert mit der aktuellen WooCommerce-Bestellverwaltung (HPOS) sowie mit der klassischen Bestellansicht.

Checkout (klassisch und Blocks)

Das USt-IdNr.-Feld funktioniert im klassischen Checkout und im Blocks-Checkout. Die Option „Ich benötige eine Geschäftsrechnung“ (Feld erst nach Checkbox) gilt nur für den klassischen Checkout – im Blocks-Checkout ist das Feld bei sichtbarer Anzeige immer da.

Als bezahlt markieren [NUR PRO]

Sobald die Bestellung den Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen hat, markiert PRO die Rechnung in Easybill automatisch als bezahlt – wenn die Option unter WooCommerce → Easybill → Belege aktiv ist (Standard: an). Entwürfe werden vor der Zahlung bei Bedarf fertiggestellt. Voraussetzung: gültige PRO-Lizenz.

5. Checkout: USt-IdNr.

Pfad: WooCommerce → Easybill → Kasse

Anzeigemodus

  • Immer anzeigen – USt-IdNr.-Feld ist dauerhaft sichtbar
  • Checkbox „Ich benötige eine Geschäftsrechnung“ – Feld erscheint erst nach Aktivierung (nur klassischer Checkout)
  • Ausgeblendet – kein Feld im Checkout

Weitere Optionen

  • Checkbox-Beschriftung – frei wählbar (Standard: „Ich benötige eine Geschäftsrechnung“)
  • Pflichtfeld – USt-IdNr. als erforderlich markieren
  • Formatprüfung – prüft ein übliches USt-IdNr.-Format (z. B. DE123456789)

Bei Firmenkunden wird die USt-IdNr. an den Easybill-Kunden übergeben. Nutzt Ihr Shop bereits ein anderes USt-/VAT-Plugin (z. B. Germanized), wird kein zweites Feld erzeugt – vorhandene Werte werden übernommen.

6. Belege und Steuern

Pfad: WooCommerce → Easybill → Belege

Finalisierungsmodus

  • Entwurf – Beleg bleibt in Easybill bearbeitbar
  • Fertiggestellt – Beleg wird nach Erstellung in Easybill abgeschlossen (Dokumentennummer wird vergeben)

Steuermodus

  • Auto (aus WooCommerce-Preisen) – folgt der Steueranzeige in WooCommerce (Netto/Brutto)
  • Netto / Brutto / Umsatzsteuerfrei

Kleinunternehmer

Option „Shop als Kleinunternehmer behandeln (§19 UStG)“ setzt in Easybill den passenden Hinweis „Steuer nicht erhoben nach §19 UStG“.

Drittland

Bei Rechnungsadresse außerhalb der EU wird die Lieferung in Easybill als „Nicht steuerbar (Drittland)“ behandelt.

Für Deutschland gelten übliche Sätze 0 %, 7 %, 19 %. Bei OSS (PRO) müssen die Steuersätze der Zielländer in WooCommerce korrekt hinterlegt sein.

7. Einleitungstext, Abschlusstext und E-Rechnung [NUR PRO]

In Free sind diese Felder als ausgegraute Vorschau sichtbar. Mit aktiver PRO-Lizenz aktivieren Sie unter WooCommerce → Easybill → Belege:

  • Einleitungstext und Abschlusstext – Freitexte oberhalb bzw. unterhalb der Positionen (wie in Easybill), inkl. Bestellvariablen
  • Als bezahlt markieren – Zahlung in Easybill erfassen, sobald die Bestellung „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ erreicht (Option, standardmäßig an)
  • E-Rechnung (ZUGFeRD) – optional E-Rechnungen erzeugen. Nicht kombinierbar mit OSS. In Easybill müssen vollständige Firmendaten hinterlegt sein (Adresse, IBAN/BIC, Steuernummer / USt-IdNr.), sonst kann Easybill die E-Rechnung stillschweigend überspringen.

In den Texten können Sie Platzhalter nutzen, z. B. Bestellnummer, Bestelldatum, Kundenname, E-Mail, Firma, USt-IdNr., Gesamtsumme, Zahlungs- und Versandart. Die genauen Platzhalter stehen in den Plugin-Einstellungen neben den Textfeldern.

8. EU-B2B: Innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge) [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → Easybill → Belege (PRO)

Aktiviert die Behandlung als innergemeinschaftliche Lieferung (Reverse Charge), wenn:

  • der Käufer eine Firmenadresse mit USt-IdNr. hat,
  • das Land ein EU-Land außer DE ist,
  • die Option Reverse Charge in den Einstellungen aktiv ist.

Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Easybill-Konto selbst eine gültige USt-IdNr. hinterlegt ist – sonst kann Easybill Reverse Charge ablehnen.

9. EU OSS (B2C) [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → Easybill → Belege (PRO)

Für EU-Privatkunden außerhalb Deutschlands nutzt PRO den OSS-Modus in Easybill. Die Steuersätze des Käuferlandes kommen aus Ihren WooCommerce-Einstellungen. Prüfen Sie daher, dass die Steuersätze für die Zielländer korrekt hinterlegt sind.

10. Automatisierung [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → Easybill → Automatisierung

Automatische Rechnungen

  • Automatisierung aktivieren
  • Bestellstatus wählen (Empfehlung: In Bearbeitung, Abgeschlossen)

Automatische Gutschriften

Optional: automatisch eine Easybill-Gutschrift anlegen, wenn in WooCommerce eine Erstattung erstellt wird. Voraussetzung: es gibt bereits eine Easybill-Rechnung zur Bestellung.

E-Mail-PDF

  • Rechnungs-PDF senden – automatisch nach Rechnungserstellung
  • Gutschrift-PDF senden – automatisch nach Gutschrifterstellung

Dafür gibt es eigene WooCommerce-E-Mails mit PDF-Anhang. Zusätzlich können Sie Rechnung oder Gutschrift manuell aus der Bestellung per E-Mail senden.

11. Gutschriften [NUR PRO]

Wann ist eine Gutschrift möglich?

  • Es muss bereits eine Easybill-Rechnung zur Bestellung existieren
  • Für manuelle Gutschriften muss zuvor eine WooCommerce-Erstattung angelegt sein – Beträge kommen aus dieser Erstattung
  • Vollständige Erstattungen erzeugen eine Gutschrift auf Basis der gesamten Rechnung
  • Teilweise Erstattungen erzeugen eine Gutschrift mit den Positionen aus der WooCommerce-Erstattung

Manuell und automatisch

  • Manuell – Schaltfläche im Easybill-Bereich der Bestellung
  • Automatisch – bei vollständigen oder teilweisen Erstattungen (wenn in der Automatisierung aktiviert)
  • PDF-Download der Gutschrift im Admin und unter Mein Konto

12. Massenaktionen [NUR PRO]

Auf der Bestellübersicht stehen bei aktiver Lizenz Massenaktionen bereit:

  • Easybill-Rechnungen erstellen
  • Easybill-Gutschriften erstellen
  • Easybill-PDFs herunterladen (ZIP)

Während der Verarbeitung erscheint ein Fortschrittsbalken mit einer Übersicht der Erfolge und Fehler.

13. Bestellverwaltung (Admin)

In der Bestellbearbeitung finden Sie den Bereich Easybill.

Funktionen in Free

  • Rechnung erstellen
  • PDF herunterladen
  • Hinweis, wenn die Summe der Bestellung und der Easybill-Rechnung abweicht
  • Anzeige des letzten Fehlers bei der Rechnungserstellung

Zusätzlich in PRO

  • Rechnung per E-Mail senden
  • Gutschrift erstellen / PDF / E-Mail

Spalte in der Bestellliste

Die Bestellliste enthält eine Easybill-Spalte mit dem Dokumentstatus und Schnellzugriff auf PDFs.

14. PDF-Download für Kunden

Sobald eine Easybill-Rechnung zur Bestellung existiert, können Kunden das PDF unter Mein Konto → Bestellungen → Bestellung anzeigen herunterladen („Rechnung herunterladen“). Mit PRO und vorhandener Gutschrift zusätzlich „Gutschrift herunterladen“.

15. Erweiterte Einstellungen und Diagnose

Pfad: WooCommerce → Easybill → Erweitert

  • Debug-Protokollierung – detaillierte Protokolle unter WooCommerce → Status → Protokolle (Quelle devikit_Easybill_debug; Zugangsdaten werden geschützt)
  • Deinstallation – optional Einstellungen und Bestelldaten behalten

16. Lizenz [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → Easybill → Lizenz

Aktivierung

  1. Lizenzschlüssel aus der Kaufbestätigung eintragen
  2. Auf Aktivieren klicken
  3. Status sollte auf aktiv wechseln

Ohne gültige Lizenz bleiben Automatisierung, Gutschriften, Massenaktionen, Einleitungstext/Abschlusstext, Reverse Charge, OSS, E-Rechnung, „Als bezahlt markieren“ und PDF-E-Mails gesperrt.

Deaktivierung und Updates

Über Deaktivieren können Sie die Lizenz auf eine andere Domain umziehen. Mit aktiver Lizenz erhält PRO automatische Updates im WordPress-Admin.

17. Support

PRO-Nutzer

Bei Fragen zur Einrichtung oder bei Problemen melden Sie sich bitte direkt:

Free-Nutzer

Für die kostenlose Version bieten wir keinen laufenden technischen Support (Hilfe bei der Konfiguration, Beratung) an. Solltest du jedoch auf einen Fehler in der Funktion des Plugins stoßen, melde ihn uns gerne per E-Mail:

Fehler melden: hi@devikit.de

18. Weiterführende Links