WooCommerce und Lexware Office verbinden – so automatisieren Sie Rechnungen und Buchhaltung
Wer einen WooCommerce-Shop betreibt und Lexware Office für die Buchhaltung nutzt, kennt das Problem: Jede Bestellung bedeutet manuelle Arbeit. Daten aus WooCommerce in Lexware Office übertragen, Rechnung manuell erstellen, PDF herunterladen, an den Kunden schicken. Was bei 10 Bestellungen pro Woche noch machbar ist, wird bei 100 oder 500 Bestellungen schnell zum Flaschenhals.
Die Lexware WooCommerce-Integration von Devikit schließt diese Lücke. Das Plugin verbindet Ihren Shop direkt mit Lexware Office – über die offizielle Lexware Public API, ohne Proxy-Dienste und ohne Datenweitergabe an Dritte. Alle Anfragen laufen direkt von Ihrem Server zur Lexware-API. Ihre Daten und API-Zugangsdaten verlassen nie Ihren Server.
Warum eine direkte API-Verbindung wichtig ist
Viele Integrationen auf dem Markt nutzen eigene Proxy-Server: Ihre WooCommerce-Bestelldaten werden zuerst an den Server des Plugin-Anbieters geschickt, dort verarbeitet und erst dann an Lexware Office weitergeleitet. Das birgt mehrere Risiken:
- Ihre Kundendaten und Rechnungsdaten liegen auf fremden Servern
- API-Schlüssel zu Lexware Office werden über Dritte übertragen
- Jede Ausfallzeit des Proxy-Servers blockiert Ihr Rechnungswesen
- Verzögerungen im Datenfluss können zu inkonsistenten Zuständen führen
Die WooCommerce Lexware-Integration von Devikit arbeitet ohne Proxy. Ihre Lexware-API-Zugangsdaten sind nur auf Ihrem Server gespeichert. Die Verbindung zur Lexware Public API läuft direkt – schnell, sicher und ohne Abhängigkeit von einem Drittanbieter.
Verbindung herstellen: API-Schlüssel und Verbindungstest
Die Einrichtung ist unkompliziert. Nach der Plugin-Installation erscheint unter WooCommerce ein neuer Menüpunkt „Lexware“. Im ersten Schritt tragen Sie Ihren Lexware-API-Schlüssel ein – den finden Sie in Lexware Office unter den API-Einstellungen.
Mit einem Klick auf „Verbindung testen“ prüft das Plugin sofort, ob die Verbindung zu Lexware Office erfolgreich ist. Im Erfolgsfall wird die Verbindung bestätigt und Sie können mit den weiteren Einstellungen fortfahren.
Steuereinstellungen: Netto, Brutto, Kleinunternehmer, OSS
Im nächsten Schritt konfigurieren Sie, wie Steuern behandelt werden sollen. Die Integration unterstützt alle gängigen Steuerkonstellationen:
- Netto-Preise: Steuer wird auf Basis des Netto-Betrags in Lexware Office berechnet
- Brutto-Preise: Steuer wird aus dem Brutto-Betrag herausgerechnet
- Automatisch aus Lexware-Profil: Das Plugin übernimmt die Steuereinstellungen direkt aus Ihrem Lexware-Office-Profil
- Kleinunternehmerregelung: Rechnungen werden ohne Umsatzsteuer ausgestellt
- Distance Sales / Electronic Services: Für Shops, die unter die OSS-Regelung fallen oder digitale Leistungen erbringen
Die Steuerkonfiguration passt sich Ihrem Shop an – nicht umgekehrt. Änderungen an den Steuereinstellungen gelten ab sofort für alle neu erstellten Dokumente.
USt-IdNr. direkt im Checkout erfassen
Für B2B-Kunden ergänzt das Plugin den WooCommerce-Checkout um ein Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Das Feld kann optional oder als Pflichtfeld konfiguriert werden.
Zwei Anzeigemodi stehen zur Verfügung: Das Feld ist immer sichtbar – oder es erscheint erst, nachdem der Kunde eine Checkbox aktiviert hat. Die erfasste USt-IdNr. wird automatisch an Lexware Office übergeben und erscheint auf der ausgestellten Rechnung. Kein manuelles Nachpflegen, keine fehlenden Angaben auf B2B-Rechnungen.
Was passiert nach der Verbindung? Automatische Rechnungserstellung
Sobald die Integration aktiv ist, werden Rechnungen automatisch erstellt, wenn eine Bestellung in WooCommerce einen bestimmten Status erreicht – zum Beispiel „Abgeschlossen“ oder „Verarbeitung“. Sie legen in den Plugin-Einstellungen fest, bei welchem Status die Rechnung ausgelöst wird.
Das Dokument entsteht als echte Lexware-Rechnung direkt in Lexware Office – mit korrekten Steuersätzen, allen Kundendaten und sämtlichen Bestellpositionen. Kein Shop-PDF, kein Zwischenformat: Die Rechnung liegt von Anfang an in Lexware Office vor, abrufbar, bearbeitbar und archivierbar wie jedes andere Lexware-Dokument.
Rechnungen als Entwurf oder finalisiert
Je nach Workflow können Rechnungen als Entwurf erstellt werden – dann prüfen und finalisieren Sie manuell in Lexware Office – oder direkt als finale, nummerierte Dokumente. Beide Modi sind konfigurierbar und lassen sich jederzeit wechseln.
Der Entwurfs-Modus eignet sich besonders für Shops, in denen einzelne Rechnungen vor der Ausstellung noch geprüft werden sollen. Der finale Modus ist ideal für vollautomatische Prozesse, bei denen keine manuellen Eingriffe gewünscht sind.
Kontaktsynchronisation: Kunden automatisch anlegen
Parallel zur Rechnungserstellung synchronisiert das Plugin die Kundendaten. Neue Kunden werden in Lexware Office automatisch als Kontakt angelegt. Bestehende Kontakte werden aktualisiert, wenn sich Adressdaten oder die USt-IdNr. ändern.
Das Ergebnis: Ihre Kundenstammdaten in Lexware Office sind immer aktuell, ohne dass jemand manuell eingreifen muss. Keine Duplikate, keine veralteten Adressen auf Rechnungen.
Kein Rechnungskontingent – unbegrenzte Nutzung
Im Unterschied zu einigen Wettbewerbern gibt es weder in der kostenlosen Version noch in der PRO-Version ein Limit für die Anzahl der erstellten Rechnungen. Sie skalieren Ihren Shop ohne Einschränkungen – die Integration wächst mit Ihrem Volumen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.
Das ist besonders für Shops mit hohem Bestellvolumen oder saisonalen Spitzen relevant: Es gibt keine Überraschungen in der Rechnung des Plugin-Anbieters.
HPOS-kompatibel und zukunftssicher
WooCommerce hat mit High-Performance Order Storage (HPOS) die interne Datenbankstruktur für Bestellungen grundlegend modernisiert. Die Lexware WooCommerce-Integration ist vollständig HPOS-kompatibel und funktioniert sowohl mit dem klassischen Bestellspeicher als auch mit der neuen HPOS-Infrastruktur.
Free vs. PRO: Was ist im kostenlosen Plugin enthalten?
Die kostenlose Version deckt die grundlegenden Anwendungsfälle ab:
- Direkte Verbindung zu Lexware Office über API-Schlüssel
- Manuelle Rechnungserstellung aus der Bestellbearbeitung
- Steuer-Mapping: Netto, Brutto, Kleinunternehmer, Distance Sales, Electronic Services
- USt-IdNr.-Feld im WooCommerce-Checkout
- PDF-Download und Deeplink zu Lexware Office
- Verbindungstest und Logs
Die PRO-Version erweitert das Plugin um Automatisierung, Gutschriften, automatischen E-Mail-Versand von PDFs, erweiterte Dokumentoptionen (Sprache, Layout, Zahlungsbedingungen, Einleitungs-/Schlusstext) und EU-B2B-Reverse-Charge.
Fazit
Die WooCommerce Lexware-Integration von Devikit ist die direkte, sichere Verbindung zwischen Ihrem Shop und Ihrer Buchhaltung. Keine Umwege, keine Zwischenhändler, keine manuellen Schritte für Standardvorgänge. Ob kleiner Shop mit manueller Kontrolle oder wachsendes E-Commerce-Unternehmen mit vollautomatischem Rechnungsprozess – die Integration passt sich Ihrem Bedarf an.