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Lexware WooCommerce PRO

Funktionsübersicht (Video)

Einführung

Lexware WooCommerce verbindet Ihren WooCommerce-Shop mit Lexware Office (ehemals lexoffice) über die offizielle Lexware Public API. Es entstehen echte Lexware-Rechnungen (Rechnung) – keine Behelfs-PDFs im Shop. Die Verbindung läuft direkt von Ihrem Server zur Lexware-API, ohne fremde Proxy-Dienste für API-Schlüssel und Belegdaten. Es gibt kein Rechnungskontingent in Free oder PRO.

Die Integration gibt es in zwei Versionen:

Version Free (kostenlos)

  • Manuelle Lexware-Rechnung pro Bestellung aus der Bestellbearbeitung
  • Kontaktsynchronisation (Firma oder Person) inkl. USt-IdNr.
  • USt-IdNr.-Feld im Checkout (klassisch und WooCommerce Blocks)
  • Steuer-Mapping: Netto / Brutto / steuerfrei, Kleinunternehmer (§19 UStG), Distance Sales, Electronic Services, Drittland
  • Rechnungen als Entwurf oder finalisiert
  • PDF-Download in Admin und unter Mein Konto
  • Deeplink zum Öffnen der Rechnung in Lexware Office
  • Verbindungstest und detaillierte Logs (API-Schlüssel werden maskiert)
  • HPOS-kompatibel

Version PRO

Erweitert die Free-Version um:

  • Dokumentoptionen: Sprache (de/en), Drucklayout, Zahlungsbedingungen, Einleitung und Bemerkung mit Bestellvariablen
  • EU-B2B-Reverse-Charge (intraCommunitySupply)
  • Automatische Rechnungserstellung bei ausgewählten Bestellstatus (Action Scheduler mit Wiederholungen)
  • Gutschriften (Gutschrift) – manuell nach WooCommerce-Erstattung und automatisch bei Refunds
  • Automatischer E-Mail-Versand von Rechnungs- und Gutschrift-PDFs
  • Massenaktionen und PDF-ZIP-Download
  • Lizenzverwaltung und automatische Updates
  • Prioritäts-Support

Hinweis: PRO erfordert die installierte und aktivierte kostenlose Plugin-Version. Produktseite PRO: Lexware WooCommerce PRO.

1. API-Zugang in Lexware Office aktivieren

Wichtig: Sie benötigen ein aktives Lexware-Office-Konto mit Zugang zur Public API.

API-Schlüssel erstellen

  1. Melden Sie sich in Lexware Office an
  2. Öffnen Sie die Verwaltung der Public-API-Schlüssel: app.lexware.de/addons/public-api
  3. Erstellen Sie einen neuen Schlüssel und kopieren Sie ihn (wird als Bearer-Token verwendet)
  4. Schlüssel sind typischerweise etwa 24 Monate gültig und können dort erneuert werden

Hinweis: Bewahren Sie den API-Schlüssel sicher auf und geben Sie ihn nicht an Dritte weiter.

2. Installation

Version Free

  1. Installieren Sie das Plugin aus dem WordPress.org-Verzeichnis: Invoicing Integration for Lexware and WooCommerce
  2. Oder laden Sie die ZIP-Datei unter Plugins → Installieren → Plugin hochladen hoch
  3. Aktivieren Sie das Plugin
  4. Öffnen Sie WooCommerce → Lexware

Version PRO

  1. Stellen Sie sicher, dass die Free-Version installiert und aktiv ist
  2. Kaufen und laden Sie PRO unter devikit.de/produkt/lexware-woocommerce-pro
  3. Installieren und aktivieren Sie das PRO-Plugin
  4. Aktivieren Sie Ihre Lizenz unter WooCommerce → Lexware → Lizenz

3. Verbindung konfigurieren

Pfad: WooCommerce → Lexware → Verbindung

  1. Fügen Sie Ihren Lexware Public API-Schlüssel ein
  2. Klicken Sie auf Verbindung testen (prüft GET /v1/profile)
  3. Bei Erfolg speichern Sie die Einstellungen

4. Wichtige Voraussetzungen und Hinweise

Währung EUR

Die Lexware Public API akzeptiert für Verkaufsbelege derzeit nur EUR. Bestellungen in anderer Währung werden übersprungen und mit einer klaren Admin-Meldung versehen.

HPOS

Das Plugin ist vollständig kompatibel mit WooCommerce High-Performance Order Storage (Custom Order Tables).

WooCommerce Blocks

Das USt-IdNr.-Feld funktioniert mit klassischem Checkout und Blocks-Checkout. Die Option „Ich möchte eine Rechnung“ (Feld erst nach Checkbox) gilt nur für den klassischen Checkout – in Blocks ist das Feld bei nicht ausgeblendeter Anzeige immer sichtbar.

Als bezahlt markieren

Nicht verfügbar über die Public API. Der Zahlungsstatus ist nur lesbar (GET /v1/payments/{id}). Das Plugin simuliert diese Funktion nicht.

5. Checkout: USt-IdNr.

Pfad: WooCommerce → Lexware → Kasse

Anzeigemodus

  • Immer anzeigen – USt-IdNr.-Feld ist dauerhaft sichtbar
  • Checkbox „Ich möchte eine Rechnung“ – Feld erscheint erst nach Aktivierung (nur klassischer Checkout)
  • Ausgeblendet – kein Feld im Checkout

Weitere Optionen

  • Checkbox-Beschriftung – frei wählbar (Standard: „Ich möchte eine Rechnung“)
  • Pflichtfeld – USt-IdNr. als erforderlich markieren
  • Formatprüfung – Ländercode (2 Buchstaben) + 2–13 alphanumerische Zeichen (z. B. DE123456789)

Bei Firmenkontakten wird die USt-IdNr. als vatRegistrationId an Lexware übergeben. Erkennt das Plugin ein externes USt-/VAT-Plugin (z. B. Germanized, EU VAT Number), wird kein zweites Feld erzeugt – vorhandene Werte werden wiederverwendet.

6. Belege und Steuern

Pfad: WooCommerce → Lexware → Belege

Finalisierungsmodus

  • Entwurf – Beleg wird als Entwurf in Lexware angelegt
  • Finalisiert (offen) – Beleg wird finalisiert

Steuermodus

  • Automatisch – aus dem Lexware-Profil
  • Netto / Brutto / Steuerfrei (vatfree)

Kleinunternehmer

Option „Shop als Kleinunternehmer behandeln (§19 UStG)“ setzt den Steuertyp auf vatfree.

Steuersubtyp (EU-B2C)

  • Keine
  • Fernverkauf (distanceSales)
  • Elektronische Dienstleistungen (electronicServices)

Gilt nur für EU-B2C-Bestellungen außerhalb Deutschlands. Inland DE nutzt immer Standard Netto/Brutto. Zielsteuersätze des Käuferlandes müssen in WooCommerce korrekt hinterlegt sein. Übliche Inlandssätze: 0 %, 7 %, 19 %.

7. Dokumentoptionen [NUR PRO]

In Free sind diese Felder als ausgegraute Teaser sichtbar. Mit aktiver PRO-Lizenz und gültiger Lizenz aktivieren Sie unter Belege:

  • Belegsprache – Deutsch oder Englisch (Free nutzt Deutsch)
  • Drucklayout – Auswahl aus Lexware-Layouts (sonst Organisationsstandard)
  • Zahlungsbedingungen – aus Lexware geladen
  • Einleitung und Bemerkung – Freitexte mit Bestellvariablen

Verfügbare Variablen u. a.: {order_id}, {order_number}, {order_date}, {customer_name}, {customer_email}, {billing_company}, {billing_vat_id}, {order_total}, {payment_method}, {shipping_method} und weitere Adressfelder.

8. EU-B2B-Reverse-Charge [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → Lexware → Belege (PRO)

Aktiviert intraCommunitySupply (innergemeinschaftliche Lieferung), wenn:

  • der Käufer eine Firmenadresse mit USt-IdNr. hat,
  • das Land nicht DE ist,
  • Ihre Lexware-Organisation selbst eine USt-IdNr. hinterlegt hat,
  • die Bestellung in EUR ist.

Ohne USt-IdNr. in der Lexware-Organisation lehnt die API den Steuertyp ab. In dem Fall USt-IdNr. in Lexware hinterlegen oder Reverse Charge deaktivieren.

9. Automatisierung [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → Lexware → Automatisierung

Automatische Rechnungen

  • Automatisierung aktivieren
  • Bestellstatus wählen (Standardvorschläge: In Bearbeitung, Abgeschlossen)
  • Verarbeitung über Action Scheduler mit Backoff bei temporären API-Fehlern (z. B. HTTP 429)

Automatische Gutschriften

Optional: automatisch eine Lexware-Gutschrift anlegen, wenn in WooCommerce eine Erstattung erstellt wird. Voraussetzung: bestehende Lexware-Rechnung zur Bestellung. Lexware erlaubt nur eine verknüpfte Gutschrift pro Rechnung.

E-Mail-PDF

  • Rechnungs-PDF senden – automatisch nach Rechnungserstellung
  • Gutschrift-PDF senden – automatisch nach Gutschrifterstellung

Eigene WooCommerce-E-Mail-Vorlagen mit PDF-Anhang. Manuell zusätzlich über die Bestell-Metabox („Rechnung per E-Mail senden“).

10. Gutschriften [NUR PRO]

Wann ist eine Gutschrift möglich?

  • Es muss bereits eine Lexware-Rechnung zur Bestellung existieren
  • Für manuelle Gutschriften muss zuvor eine WooCommerce-Erstattung (Refund) angelegt sein – Beträge kommen aus dem Refund
  • Verknüpfung über precedingSalesVoucherId – Lexware reduziert den offenen Betrag der Rechnung
  • API-Limit: nur eine zugehörige Gutschrift pro Rechnung

Manuell und automatisch

  • Manuell – Schaltfläche in der Lexware-Metabox der Bestellung
  • Automatisch – bei vollständigen oder teilweisen Erstattungen (wenn in der Automatisierung aktiviert)
  • PDF-Download der Gutschrift in Admin und (nach Erstellung) analog zur Rechnung

11. Massenaktionen [NUR PRO]

Auf der Bestellübersicht (klassisch und HPOS) stehen bei aktiver Lizenz Bulk-Aktionen bereit:

  • Lexware-Rechnungen erstellen
  • Lexware-Gutschriften erstellen
  • Lexware-PDFs herunterladen (ZIP)

Während der Verarbeitung erscheint ein Fortschrittsbalken mit Ergebnisübersicht (Erfolge/Fehler).

12. Bestellverwaltung (Admin)

In der Bestellbearbeitung finden Sie die Metabox Lexware.

Funktionen in Free

  • Rechnung erstellen
  • PDF herunterladen
  • In Lexware Office öffnen (Deeplink)

Zusätzlich in PRO

  • Rechnung per E-Mail senden
  • Gutschrift erstellen / PDF / Deeplink
  • Letzter Fehler + erneuter Versuch der Rechnungserstellung

Spalte in der Bestellliste

Die Liste der Bestellungen enthält eine Lexware-Spalte mit Dokumentstatus und Schnellzugriff auf PDFs.

13. PDF-Download für Kunden

Sobald eine Lexware-Rechnung zur Bestellung existiert, können Kunden das PDF unter Mein Konto → Bestellungen → Bestellung anzeigen herunterladen.

14. Erweiterte Einstellungen und Diagnose

Pfad: WooCommerce → Lexware → Erweitert

  • Debug-Protokollierung – detaillierte Logs unter WooCommerce → Status → Logs → devikit_lexware_debug (Secrets werden maskiert)
  • Deinstallation – optional Einstellungen und Bestellmetadaten behalten

Lexware-API-Rate-Limits liegen bei ca. 2 Anfragen/Sekunde; das Plugin drosselt Aufrufe und behandelt HTTP 429 als temporären Fehler (geeignet für PRO-Retries).

15. Lizenz [NUR PRO]

Pfad: WooCommerce → Lexware → Lizenz

Aktivierung

  1. Lizenzschlüssel aus der Kaufbestätigung eintragen
  2. Auf Aktivieren klicken
  3. Status sollte auf aktiv wechseln

Ohne gültige Lizenz bleiben Automatisierung, Gutschriften, Massenaktionen, Dokumentoptionen, Reverse Charge und PDF-E-Mails gesperrt.

Deaktivierung und Updates

Über Deaktivieren können Sie die Lizenz auf eine andere Domain umziehen. Eine aktive Lizenz ermöglicht automatische PRO-Updates im WordPress-Admin.

16. Support

PRO-Nutzer

Bei Fragen zur Konfiguration oder bei Problemen melden Sie sich bitte direkt:

Free-Nutzer

Support für die kostenlose Version erfolgt über das offizielle WordPress.org-Forum:

wordpress.org/support/plugin/invoicing-integration-for-lexware-and-woocommerce

17. Weiterführende Links